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  • Gottfried Hündler

WIE Sie Ihre E-Mails effektiver erledigen - Checkliste



Wie kann man E-Mail als Medium besser nutzen?

· Starten Sie den Arbeitstag nicht mit E-Mail Administration, sondern mit der wichtigsten Aufgabe des Tages.

· Bearbeiten Sie Ihre E-Mails geblockt 2-3x pro Tag.

· Klären Sie vor dem Schreiben einer aufwendigen E-Mail, ob nicht ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat die weitaus effektivere Lösung ist?

· Reduzieren Sie bewusst die Menge Ihrer Mails mit sehr gezielten Anfragen und Informationen an ausgewählte Personen.

· Verwenden Sie E-Mail Listen niemals als Ihre Prioritäten- und Aufgabenliste (To-do- Liste)! Verwenden Sie die Informationen aus Ihren E-Mails für die Steuerung und die Organisation Ihrer Aktivitäten.

· „Nettikette“ (=Benimmregeln von E-Mails) - prüfen Sie die korrekte und höfliche Anrede von Personen und vermeiden Sie emotionale Kommentare.

Wie leeren Sie Ihre InBox regelmäßig und stellen damit die Umsetzung sicher?

· Ver-arbeiten Sie Ihre E-Mails step-by-step und beginnen Sie mit der InBox.

· Die Bearbeitung einer Mail in der InBox erfolgt nur einmal. Nach dem Lesen der Betreffzeile oder der Nachricht muss unmittelbar eine der folgenden Entscheidungen getroffen werden:

1. Löschen (Spams, Werbung, Diverses,...)

2. Ablegen der Mail oder eines Dokuments (keine weitere Aktion erforderlich)

3. Erledigen, wenn es innerhalb von 3 Minuten möglich ist (ggf. Ablegen -> Ordner)

4. Organisieren – Aktivitäten, die mehr als 3 Minuten Zeit erfordern müssen

eingeteilt oder delegiert werden (ggf. Ablegen -> Ordner). Diese Aktivitäten sind

Teil der Umsetzung und nicht mehr Teil der E-Mail Administration. Die Steuerung

der Umsetzung sollte in einem getrennten Tool außerhalb des E-Mailprogramms

erfolgen, z. B. dem lifecockpit Softwaretool.


Wie schreibt man wichtige E-Mails, um die gewünschte Wirkung zu erzielen?

· Was möchten Sie mit Ihrer Nachricht bei wem bewirken?

· Überlegen Sie, welchen konkreten Nutzen Ihre Mail für den Empfänger bietet

· Checken Sie ob der Empfänger den Inhalt rasch erfassen und erledigen kann – Menschen oder Berufsgruppen sind oftmals sehr unterschiedlich!

· Überlegen Sie sich die Struktur der Message in Stichworten bevor sie zu schreiben beginnen. Erst wenn die Logik der Schritte vom Zweck der Information bis zur Handlungsaufforderung klar ist, beginnen sie mit der Ausformulierung.

· Schreiben Sie in die Betreffzeile möglichst präzise was der Zweck Ihrer Mail ist bzw. die konkrete Handlungsaufforderung für den Empfänger

· KISS – “keep it simple and stupid”

Formulieren Sie einfache, klare und möglichst kurze Sätze. Absätze und Struktur helfen dabei (z. B. was? warum? wie? wer? bis wann?).

· Versenden Sie unterschiedliche Informationen in unterschiedlichen Mails, auch wenn die Zielgruppe dieselbe ist

· „Danke im Voraus!“ am Ende einer Mail ist übrigens die wirkungsvollste Formulierung um eine rasche Antwort zu forcieren - kann ich nur empfehlen!

Für weitere praktische Tipps, die Ihre wertvolle Zeit sparen, empfehle ich Ihnen den Workshop „E-Mails effektiver erledigen“. Sie und Ihr Team sind herzlich willkommen!




GOTTFRIED HÜNDLER

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