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  • Gottfried Hündler

WIE Sie Ihre E-Mails effektiver erledigen


Wer kennt nicht das Frustgefühl, wenn sich unzählige unerledigte E-Mails in der InBox stapeln?

Wer kennt nicht das Frustgefühl stundenlang „nur“ E-Mails bearbeitet zu haben?

Wer möchte nicht den Zeitaufwand für E-Mails reduzieren?

Obwohl es bereits jede Menge von alternativen Kommunikationstools gibt, speziell für die interne Firmenkommunikation, sind E-Mails nach wie vor dominierend in unserem Businessalltag.

Täglich wird weltweit die unvorstellbare Zahl von 270 Milliarden (!) E-Mails verschickt. Das sind mehr als 30 E-Mails pro Menschen auf diesem Planeten! Allerdings beinhaltet diese Anzahl nicht nur berufliche und private Mails, sondern auch die von Computern automatisch verschickten Werbemails und Logistik Nachrichten.

Je nach Verantwortungs- und Aufgabenbereich ist die individuelle Zeit, die wir mit E-Mails verbringen, sehr unterschiedlich. Die Art und Weise, wie wir E-Mailnachrichten bearbeiten, ist sehr individuell, in vielen Fällen aber nicht mehr wirklich zeitgemäß.

E-Mail Administration ist nicht produktiv!

Auch wenn Sie das nicht gerne hören, aber die schlichte Abarbeitung von E-Mails ist eine administrative Arbeit und definitiv nicht sehr produktiv!

Echte Produktivität ergibt sich erst aus den konkreten Maßnahmen und Aktivitäten, die aus den Informationen der E-Mails generiert werden. Daher kann es sehr hilfreich sein zu wissen wie man seine E-Mail Arbeitszeit verkürzen kann.

Aus diesem Grund habe ich unzählige internationale best practice Erkenntnisse aus verschiedensten Quellen zu diesem Thema gesammelt. Einige der wichtigsten habe ich für Sie zusammengefasst.

Manche davon sind ganz einfache Tipps und leicht umzusetzen, bei manchen geht es aber auch, um die Veränderung von liebgewordenen Gewohnheiten um die volle Wirkung zu erzielen. Die Erklärung der dahinterliegenden psychologischen Effekte ist ebenfalls sehr spannend, würde aber in diesem Format den Rahmen sprengen.

Wahrscheinlich kennen Sie bereits einige dieser Empfehlungen. Das heißt aber noch lange nicht, dass Sie diese schon jetzt zu ihrem Vorteil nutzen!

Wie kann man E-Mail als Medium besser nutzen?

· Starten Sie den Arbeitstag nicht mit E-Mail Administration, sondern mit der wichtigsten Aufgabe des Tages - und damit hoffentlich mit einem Erfolgserlebnis!

· Die E-Mail Bearbeitung geblockt 2-3x pro Tag zu erledigen ist eine der effektivsten Methoden, um Ihre kostbare Zeit zu sparen. Das permanente Checken während des Tages lenkt Sie nur von den wirklich essenziellen Dingen ab. Oder kennen Sie einen Herzchirurgen der während einer OP seine Mails checkt?

· Vor dem Schreiben von aufwendigen E-Mails empfiehlt es sich abzuwägen, ob nicht ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat die weitaus effektivere Lösung ist. Spätestens dann, wenn E-Mails zu einem Thema wie ein „Pingpong“ Ball hin- und hergeschickt werden, erkennt man oftmals, dass ein Telefonat der direktere Weg gewesen wäre.

· Aus der Physik kennen wir das Prinzip von Aktion = Reaktion. Vereinfacht gesagt heißt das, wenn Sie sehr viele E-Mails versenden, werden auch sehr viele E-Mails in Ihrer InBox landen. Reduzieren Sie bewusst die Menge mit gezielten Anfragen und Informationen an ausgewählte Personen.

· Verwenden Sie E-Mail Listen niemals als Ihre Prioritäten- und Aufgabenliste (To-do-Liste)! Es ist ganz entscheidend für Ihre Effektivität, nur die Informationen aus ihren E-Mails für die Steuerung und die Organisation Ihrer Aktivitäten zu nützen.

· „Nettikette“ (Mischwort aus Netz und Etikette) nennt man die „Benimmregeln“ in der Businesskommunikation von E-Mails. Die Grundregeln sollte man kennen und anwenden – es spart Ihre Zeit!

Wie leeren Sie Ihre InBox regelmäßig und stellen damit die Umsetzung sicher?

· Um oftmaliges Öffnen und Suchen von E-Mails zu minimieren, müssen diese von Ihnen systematisch „ver-arbeitet“ werden. Die Verarbeitung beginnt bereits in der InBox.

· Die Bearbeitung einer Mail in der InBox erfolgt nur einmal, nach dem Lesen der Betreffzeile oder der Nachricht muss unmittelbar eine der folgenden Entscheidungen getroffen werden: Löschen – Ablegen – Erledigen – Organisieren. Details dazu finden Sie auf der Checkliste, siehe Blog E-Mail Checkliste oder im Zuge eines E-Mailtrainings!

Mit dieser step-by-step Methode befinden sich in Ihrer InBox nach kurzer Zeit nur mehr ungelesene Mails. Diese werden sukzessive verarbeitet und erledigt! Sie verlieren weniger Zeit mit Suchen und oftmaligem Wiederöffnen und behalten stressfrei den Überblick! Das Resultat heißt für Sie immer öfter „Zero InBox“!

Wie schreibt man wichtige E-Mails, um die gewünschte Wirkung zu erzielen?

· Stellen Sie sich zu Beginn immer die Frage, was Sie mit Ihrer Nachricht bei wem bewirken möchten.

· Egal, ob es eine Infomail an Mitarbeiter oder ein Angebot für einen Kunden ist, überlegen Sie, welchen konkreten Nutzen Ihre Mail für den Empfänger bietet. Bedenken Sie, dass Menschen oder Berufsgruppen oftmals sehr unterschiedlich Informationen verarbeiten.

· Immer dann, wenn der Empfänger den Inhalt sehr rasch erfassen kann und auf dieser Grundlage leichter Entscheidungen trifft, minimieren Sie (aufwendige) Missverständnisse und ermöglichen schnellere Antwortzeiten.

· Kommunikationsprofis überlegen sich die Struktur der Message in Stichworten bevor (!) sie zu schreiben beginnen. Erst wenn die Logik der Schritte vom Zweck der Information bis zur Handlungsaufforderung klar ist, beginnen sie mit der Ausformulierung. Das spart das lästige und aufwendige Umschreiben von bereits ausformulierten Sätzen.

· Schreiben Sie in die Betreffzeile möglichst präzise was der Zweck Ihrer Mail ist bzw. die konkrete Handlungsaufforderung für den Empfänger. Das erhöht die Antwortwahrscheinlichkeit signifikant!

· KISS – “keep it simple and stupid”

Einfache, klare und möglichst kurze Sätze, die alle angesprochenen Empfänger

verstehen können. Absätze und Struktur bewirken eine leichtere Lesbarkeit (z.B.

was? warum? wie? wer? bis wann?).

· Verpacken Sie, wenn möglich, unterschiedliche Informationen in unterschiedliche Mails, auch wenn die Zielgruppe dieselbe ist. Das ist einfacher für beide Seiten zu bearbeiten und zu administrieren, aber vor allem bekommen Sie damit raschere Antworten.

· Die dezente Aufforderung „Danke im Voraus!“ am Ende einer Mail ist übrigens die wirkungsvollste Formulierung um eine rasche Antwort zu forcieren - kann ich nur empfehlen!

Für weitere praktische Tipps, die Ihre wertvolle Zeit sparen, empfehle ich Ihnen den Workshop „E-Mails effektiver erledigen“. Sie und Ihr Team sind herzlich willkommen!



GOTTFRIED HÜNDLER

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Quellenverzeichnis:

Anzahl der Mails die pro Tag verschickt werden

Quelle: digital guide, 12.09.2019

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