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  • Gottfried Hündler

Was erledigen Sie als Nächstes?




Priorisieren Sie auch zeitlich Dringendes vor inhaltlich Wichtigem?


Stellen Sie sich vor, sie haben heute (wieder einmal!) viel vor am Beginn des Arbeitstages. In Ihrem Kopfkino screenen Sie gerade im Zeitraffer durch welche der großen, laufenden Projekte noch offen sind und wie viele der kleinen to-do´ s erledigt werden müssen. Gleichzeitig denken Sie daran, wie Sie sich am Abend fühlen werden, wenn Sie heute besonders viel schaffen.

Nach einer Tasse Cafe und dem Hochstarten des PCs, überlegen Sie, mit welcher konkreten ersten Aktivität Sie jetzt in den Tag starten werden.

Wie gehen Sie vor in so einer Situation? Womit werden Sie beginnen? Intuitiv, je nachdem welche

E-Mail Nachricht gerade auf Ihrem Bildschirm als erstes ins Auge sticht, oder streng nach Plan Ihrer sorgfältig gepflegten To-do-Liste. Vielleicht wirkt auch noch eine Aufforderung oder Erinnerung eines Kollegen von gestern nach, die Ihre Entscheidung zum Handeln jetzt beeinflusst. Oder hängt die Vorgehensweise in dieser Situation von Ihrer allgemeinen Stimmung ab, vielleicht sogar von der aktuellen Wetterlage? Man könnte den Tag ja auch mit einem netten Gespräch mit dem neuen Kollegen oder mit Ihrer Lieblingshomepage im Internet starten…

Wie immer Sie sich entscheiden, generell neigen wir dazu, die angenehmeren Dinge zuerst zu erledigen. Das sind Aktivitäten, die uns sehr leicht fallen, und bei denen wir auch rasch die ersten „Ergebnisse“ vorweisen können, auch wenn diese nicht immer sehr produktiv sind.

Wenn Sie die Sache aber etwas näher betrachten werden Sie feststellen, dass Sie sich fast immer entscheiden müssen zwischen zeitlich dringenden oder inhaltlich wichtigen Aufgaben.

Das Auffällige ist, dass bei dieser Wahl Menschen generell zeitlich dringendes vor inhaltlich Wichtigem priorisieren.

Das heißt, wir checken lieber mal die aktuellen E-Mails durch, surfen schnell im Internet nach einem coolen Angebot, statt sofort mit dem aufwendigen Marketingplan oder der komplexen Angebots-erstellung für Ihre Kunden zu beginnen.

Belohnungen steuern unser Verhalten!

Warum sind die zeitlich dringenden Dinge so verlockend? Ganz einfach, weil wir unmittelbar eine Belohnung bekommen! Wir erfahren sofort, was es Neues gibt und welche tollen Potenziale und Möglichkeiten es für uns gibt. Meistens können wir auch abschätzen, dass wir die Sache bald erledigt haben, und das motiviert uns zusätzlich. Wenn wir aber stattdessen mit inhaltlich wichtigem wie einem Marketingplan oder einer Angebotserstellung beginnen, bekommen wir unsere „Belohnung“ in Form eines möglichen Marktanteilgewinns oder eines neuen Auftrages erst viel später. Vielleicht erst in ein paar Wochen oder Monaten! Und genau das macht die Sache auf den ersten Blick weniger attraktiv für uns! Viele Studien zeigen, dass dieses Verhalten, wenn auch oft selbst frustrierend erlebt, sehr menschlich ist.

Verstärkt hat sich die Herausforderung mit dieser Situation umzugehen in den letzten Jahren vor allem durch die vielen neue Technologien in unserem Alltag. Die coolen Features unserer Handys und Apps versuchen uns permanent Dringlichkeit vorzutäuschen. Die Folge ist, dass es uns immer schwerer fällt, sich auf die inhaltlich wichtigen Aufgaben zu fokussieren. Das sind aber überwiegend die Aktivitäten, mit denen Sie langfristig die größte Wertschöpfung und damit echte Resultate erzielen können.

Zwei chinesische und ein amerikanischer Forscher mit den klingenden Namen Zhu, Yang und Hsee haben dieses Phänomen in einer großen Studie untersucht. Sie haben herausgefunden, dass unserem Gehirn schon das Vortäuschen von Dringlichkeit reicht, um diesen Handlungseffekt auszulösen. Scheinbar hat das Erledigen von dringenden Aufgaben einen ganz eigenen Reiz und wird priorisiert, selbst wenn die Belohnung viel geringer ist als bei vergleichbaren wichtigen Aufgaben.

Das ist übrigens auch der Grund warum Sonderangebote wie z. B. „2+1 gratis nur noch 2 Tage“ so wirksam sind. Sie erzeugen genau dieses Vortäuschen einer Dringlichkeit in unserem Kopf, in diesem Fall die Knappheit einer begehrten Ressource. Dieser Effekt löst einen psychologischen Druck in unserem Denken aus rasch zu handeln, statt attraktivere Alternativen zumindest abzuwägen. Clevere Marketingexperten können mit dem Wissen über dieses Phänomen noch ganz andere Möglichkeiten ausschöpfen!

Das eigene Verhalten verstehen hilft dieses zu verändern!

Aber zurück zu Ihrer Herausforderung bei der Auswahl der nächsten Aktivität. Sie wissen jetzt wie und warum Sie durch zeitlich dringende Aktivitäten abgelenkt werden. Aber Sie wissen noch nicht wie Sie sich leichter auf den Marketingplan oder die Angebotslegung konzentrieren können. Aber genau diese inhaltlich wichtigen Dinge sollten von Ihnen jetzt erledigt werden!

Aus meiner praktischen Erfahrung erlebe ich immer wieder, dass das Bewusstmachen dieses Effektes anhand von persönlichen Beispielen extrem hilfreich ist um zu erkennen, warum der Betroffene permanent Dringendes statt Wichtigem erledigt. Dieser „Aha-Effekt“ anhand von selbst erlebten Situationen bewirkt oft ein inneres Schmunzeln, weil man sich dabei „ertappt“ fühlt, wieder einmal unwichtiges zuerst machen zu wollen. Genau diese Erkenntnis ist aber der erste Schritt zu einer Veränderung des Verhaltens.

Eine andere sehr gute Option ist die altbekannte Aufteilung von großen Arbeitseinheiten in möglichst viele kleine Einzelschritte. Wenn Sie das geschickt machen, werden Ihre herausfordernden, großen Projekte bei der praktischen Umsetzung subjektiv fast so motivierend erlebt wie die Erledigung Ihrer liebgewordenen dringenden Aktivitäten.

Erfahrungsgemäß eine der wirkungsvollsten Strategien ist es konsequent jene (meist wenigen) Aktivitäten schriftlich aufzulisten, die für Sie den größten Wert erzielen werden. Die Angewohnheit, diese Wert-Aufgabenliste zuerst zu erledigen, garantiert zuverlässige Resultate!

Wirklich wichtige Aktivitäten sind meist nicht dringend, vor allem wenn sie rechtzeitig gestartet werden!

Wenn dieses Thema für Sie interessant ist und Sie weitere Impulse suchen, um Ihr Potenzial auszuschöpfen, stehe ich für weitere Fragen gerne zur Verfügung. Ich biete auch ein Softwaretool, welches gezielt die Fokussierung auf inhaltlich wichtiges unterstützt.

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Die Studie von Meng Zhu, Yang Yang und Christopher K. Hsee zum Thema Dringlichkeit vs. Wichtigkeit finden Sie als „Mere urgency effect“ („Reine-Dringlichkeits-Effekt“) im Internet bzw. im Journal of Consumer Research, 2018

Der Autor war mehr als zwei Jahrzehnte im Management eines führenden globalen Markenartikelkonzerns tätig. Er beschäftigt sich seit vielen Jahren mit dem Thema

Persönliche Produktivität, ist start-up Unternehmer und Produktivitätsberater für

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GOTTFRIED HÜNDLER

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