Suche
  • Gottfried Hündler

Verbringen Sie viel Zeit mit Suchen?


Wie Sie Ihre Suchzeit nach Dingen oder Informationen verkürzen können und damit Ihre Zeit effektiver nutzen.

Vor einigen Monaten wurde ich von einem Kunden eingeladen die Abläufe im Unternehmen gemeinsam mit den Mitarbeitern zu optimieren. Schon beim ersten Gespräch hat sich herausgestellt, dass es ein Kernproblem gab – das permanente Suchen von Informationen, Dokumenten oder Dingen! Dieses Suchen hat nicht nur für alle im Team viel Zeit in Anspruch genommen, sondern vor allem Frust und emotionale Diskussionen ausgelöst.

Das Problem ist kein Einzelfall. Immer wieder erlebe ich, wie viel Zeit und Effizienz in Unternehmen verloren gehen, wenn Informationen nicht zeitnah verfügbar sind.

Die Suche erstreckt sich von einfachen Dingen wie Schlüssel oder Passwörter bis zu analogen oder digitalen Informationen und Dokumenten. Wenn viele Personen Zugang zu denselben Dingen haben, ist die Herausforderung besonders groß.

Schlaue Sprüche von KollegInnen wie „Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zu suchen“ sind in solchen Fällen besonders wirksam um emotional noch mehr Öl ins Feuer zu gießen.

Laut einer Studie eines französischen Produktivitätsexperten verbringen Menschen umgerechnet bis zu einem ½ Jahr Ihres Lebens mit Suchen! Das ist ein echter Hammer! Wohlgemerkt, die Suche nach einem Lebenspartner oder die Suche nach dem Sinn des Lebens ist hier nicht inkludiert!

Denken Sie einmal kurz nach, wie viel Business-Zeit Sie schon mit Suchen „versemmelt“ haben?

Wenn Sie zur Erkenntnis gelangen, dass hier noch Potenzial besteht, dann sind die folgenden Tipps für Sie möglicherweise sehr hilfreich.

Alles hat einen Platz.

Warum haben Sie noch nie den großen Drucker in Ihrem Büro gesucht? Ganz einfach, weil er immer am selben Platz steht! Jeder weiß, wo sich der Drucker befindet in einem Office. Er ist für alle sichtbar und lässt sich auch nicht leicht wegbewegen.

Wenn aber Schlüssel, Arbeitsmaterialien oder Dokumente nicht an einem klar definiertem Ort sind, oder unmittelbar nach Verwendung an diesen Ort zurückgelegt werden, beginnt die Suche.

Der erste Schritt zur Optimierung ist das Ausmisten bzw. Archivieren von allen Dingen und Dokumenten, die Sie nicht mehr, oder nur sehr selten, verwenden. Das reduziert die Suchoptionen automatisch. Seien Sie großzügig, in den allermeisten Fällen werden Sie die Sachen nie wieder brauchen.

Im zweiten Schritt definieren Sie einen einzigen Platz für diesen Gegenstand oder für dieses Dokument und legen es sofort dort ab. Am besten gelingt das nach einer logischen und nachvollziehbaren Zuordnung. Wenn davon mehrere Personen betroffen sind, sollte diese Struktur gemeinsam gefunden werden. Wenn Dokumente analog und digital zur Verfügung stehen, sollte bei beiden dieselbe Logik verwendet werden.

Im dritten und letzten Schritt ist es wichtig diese einmal gewonnene Platzzuordnung unbedingt einzuhalten und ein gemeinsames Commitment für die Umsetzung sicherzustellen.

Tools wie Suchalgorithmen für digitale Dokumente, richtig angewendet, unterstützen Ihre effiziente Suche.

Warum funktioniert das? Unser Gehirn liebt Struktur und wenn wir diese Struktur schaffen bewirkt das Sicherheit und Wohlbefinden.

Starten Sie nur mit einer wichtigen Sache, dort wo es momentan am meisten „brennt“. Fokussieren Sie auf diese eine Sache und setzen sie diese auch Schritt für Schritt um bis sich ein erstes Erfolgserlebnis einstellt.

Als Belohnung gewinnen Sie nicht nur mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, sondern vor allem mehr Wohlbefinden und Freude bei der Arbeit!

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Der Autor war mehr als zwei Jahrzehnte im Management eines führenden globalen Markenartikelkonzerns tätig. Er beschäftigt sich seit vielen Jahren mit dem Thema

Persönliche Produktivität, ist start-up Unternehmer und Produktivitätsberater für

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